主办单位:江苏省环境监测中心
江苏省环境监测中心档案管理办法
发布时间:2014-05-22
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为贯彻《中华人民共和国档案法》、《环境保护档案管理办法》、《环境监测档案管理规范》等有关文件精神,以规范化、科学化、现代化为原则,遵循“强化收集、简化整理、细化检索、深化利用”的业务工作方针,围绕改善环境质量和环境保护中心工作,加强环境保护档案管理,制订本办法。

中心全部档案实行集中统一管理,任何个人不得留作私有。

一、归档范围

本中心在环境保护活动中直接形成的、记述和反映环境监测管理和监测活动的、具有保存价值的各种文字、图表、照片、声像材料等不同形式和载体的历史记录均须交档案室统一保存。

(一)本中心《归档范围、保管期限和密级划分表》所规定的内容。包括环境管理、环境监测、环境污染及其防治、自然保护、环境科学研究、环境工程和基本建设、设备和仪器、环境标准和计量、等八大类环境监测专业档案和综合类档案。

(二)本中心《程序文件》中规定的归档内容。

(三)本中心制订和颁布的各类行政管理制度、文件和规定,以及管理制度执行中形成的材料。

(四)本中心正式编印或发布的各类报告、发文,重要来文,以及文件办理材料和上报材料。

(五)本中心的长远、近期规划、计划,目标考核、总结、机构沿革、会议记录、重要信函、表彰及环境保护自身建设情况。

(六)国家、区域、部门等各环境专项要素监测网络管理材料。

(七)环境监测质量保证工作的要求、计划、总结、检查、考核及本中心质量体系管理文件及文件变更记录。

(八)固定资产档案,保密保卫工作,宣传教育材料。

(九)各类合同、凭证、报表、账簿、财务管理等财会档案。

(十)干部任免、调动、考核、考绩材料,职称评定材料,人员技术档案等。

(十一)外事工作及对外合作项目和交流活动资料。

(十二)党务、工会、纪检、共青团有关材料。

(十三)本中心组织召开或派员参加的各类业务会议、工作会议、研讨和交流会等材料。

(十四)环境信息管理、环境统计、环境信息系统软件的开发利用。

(十五)本中心形成的所有归档材料需保存电子文档并进行归档。

(十六)档案管理有关材料。

二、文件材料的积累

环境保护文件材料的形成、积累、整理和立卷归档工作,由文件材料的经办部门和经办人员负责。

(一)环境监测文件材料的积累

环境监测文件的形成和积累,按照监测工作的形成阶段,由形成材料的责任人负责收集有关材料。监测工作方案的制定,包括采样点分布图、调查报告等均由主管职能部门负责积累;现场采样阶段产生的采样记录由现场采样人员负责积累;样品分析、数据处理阶段的样品交接单、实验室测试记录、数据处理结果等由分析部门负责积累;分析结论产生阶段的监测报告、检验报告、评价报告等由报告编写部门负责积累。

(二)仪器设备文件材料的积累

仪器设备在调研、申请购置及开箱验收过程中形成的材料由仪器设备管理部门负责积累,交仪器设备管理员,档案工作人员参加大型监测仪器(约10万元人民币以上)的验收,监督随箱文件材料的收集并拍摄验收照片。仪器设备的日常使用、运行、维护等记录由仪器使用部门积累;仪器设备的检定计划、检定证书和仪器管理材料由质量部仪器设备管理员积累。

(三)专题项目的文件材料的积累

实验室认可、监测网络、专项调查等工作遵循其自然形成规律由任务实施部门负责积累;科研管理材料由相关职能部门负责积累,各类科研课题由课题负责人积累。

(四)其它类型文件的积累

中心发文、收文由文件管理部门负责积累,文件办理材料由办理部门负责积累;人事管理、人员技术档案由办公室人事管理部门负责积累;中心各类会议记录、录音、材料等由办公室负责积累;党务、纪检、外事工作及对外合作项目和交流活动资料由办公室负责积累;基建档案、固定资产管理、后勤管理、工会工作、重大活动照片等材料由行政管理部门负责积累,其他活动照片由各主办部门负责积累;财会档案由财务室负责积累;出差报告、培训和会议资料等均由各当事人负责积累;共青团工作活动材料由团支部及团支书所在部门负责积累;工作人员调动时,属于归档范围的文件材料必须全部上交,并办理移交手续,不得擅自带走或毁弃:未完成的项目注意资料的收集。

三、归档时间

一般材料均于次年一季度前交档案室存档,也可在办理完毕后随时归档。次年一月底前兼职档案员完成部门归档材料的一审,次年二月底前完成部门向档案室的移交,次年三月底前档案管理员完成归档材料的二审;培训和会议资料、人员技术档案随时归档;科研课题研究周期长为二年以上的按文件材料的形成阶段归档,周期在二年(含二年)以下的在研究任务完成后一次性归档;由若干个专题、子专题组成的重大科研项目(课题),当一个子项结束后,即可归档。跨年度的项目可根据工作进展情况酌情分期归档。中心收、发文由机要人员于次年1月15日前归档:各类监测统计表、课题完成情况统计表、仪器验收情况统计表等由相关职能部门兼职档案员于次年1月15日前归档。

四、归档手续

(一)收、发文归档

收文归档,由机要人员在办公自动化中随时登记收文,并随时归档,便于利用者及时查询,若有电子文件,机要人员将电子文件作为附件上传归档;在收文归档时剔除不属于归档范围的重份文件和没有查考利用价值的一般性参考文件,并在机要室保留三年后按相关规定销毁;将与本中心发文相关的收文附在中心发文后一并归档,同时,将签署完备的收文登记簿归档。

发文归档,中心各类发文在办公自动化系统流程结束后,机要人员按照发文编号逐件检查,确保归档发文登记和电子附件齐全完整,一一对应。发文纸质材料归档时,正稿归档二份,一份用于组卷,一份用于制作发文汇集,归档时附纸质归档清单或目录,同时,机要室打印发文流转单送交签发人签字,附在纸质正文后一并归档。

收、发文办理结果性材料、上报材料等由文件办理部门和办理人员将纸质和电子文件在办公自动化档案管理系统中移交归档。

(二)一般材料归档

需归档的文件材料收集完毕后由责任人在中心办公自动化档案管理系统中填写移交清单和归档说明提交兼职档案员一审,同时将归档实体移交。兼职档案员及时对档案移交清单的规范性和档案的完整、准确、系统性进行审核,不合格档案退回重新登记或修改,合格档案提交专职档案员二审,专职档案员及时对移交的档案进行二审,对一审不合格的档案退回重新登记或修改,并指导兼职档案员进行一审,二审合格的档案由专职档案员接受档案实体,同时结束流程进入待归档状态。

光盘、照片、奖状实物等,由责任人在中心办公自动化档案管理系统中分别进行光盘移交、照片移交、奖状实物移交,同时将归档实物移交。审核同上。

(三)电子文件归档

移交、审核同上。具体见《江苏省环境监测中心电子文件归档管理办法》

(四)外出培训、会议材料的归档

凡外出培训和开会产生的所有纸质和电子文件、光盘、照片等必须移交归档,并保证材料的完整性。归档材料由参加培训和会议的人员于培训和会议结束后,地中心办公自动化档案管理系统中进行科档移交、光盘移交、照片移交等,大版合影照片随纸质材料进行科档移交,由档案室另行保存,培训证书等复印后交人事部门存入个档案。材料归档后由档案管理人员确认并在报销凭上签字后方可报销相关费用。

五、归档要求

(一)预立卷目录反馈

专职档案员于次年1月15日前根据上一年月度工作计划和完成情况以及工作总结等依据性材料,整理编制预立卷目录在中心办公自动化公告栏发布,各部门部长(主任)和兼职档案员必须对预立卷内容进行核实,对内容未详尽之处及时补充、反馈。

(二)归档审核

完整性:环境监测工作的各过程形成的文件材料必须按归档范围全部归档,其材料要反映该项工作的全过程。只有完整的、成套的档案,才能全面反映监测工作的真实面貌。

准确性:环境监测档案不仅可以作为历史查考凭证,而且可以作为现实工作开展依据,因此,要求所有归档文件材料必须准确反映生产、科研、基建和有关管理活动的真实内容。同时,档案人员要严格执行监测档案的完善、补充和流通制度,确保档案的准确性。

系统性:要保持环境监测档案材料之间的有机联系,不能割裂、分散,组卷科学、合理,同一问题的文件按其时间顺序或重要程度排列,使工作过程清晰,有序,未做具体要求的材料不得重复归档,档案室对归档材料进行科学的分类和加工,便于保管和利用。

规范性:归档纸质材料一般为原件和正式件,字迹工整,用笔符合要求,术语、图表力求规范,格式统一,图样清晰,不得有圆珠笔、铅笔、纯蓝笔、红笔等不耐久笔迹,不得有热敏纸等不规范用纸;归档纸质材料左边要留出装订线;一般材料只存一份,综合报告、监测报告、监测方案等经审核的报告材料要附送审稿;网上移交必须按照著录项要求规范填写。

(三)部门归档责任

部门部长(主任)是本部门归档工作的主要责任人,负责对本部门归档工作的总体进度把握和保证本部门归档内容齐全完整;兼职档案员是本部门归档工作的直接责任人,负责对本部门归档工作的宣传、规范操作指导和准确完整性审核;个人对归档承担全部责任,每个人必须按照《档案法》要求完全履行归档义务。

六、档案管理

环境保护档案根据利用价值的不同,保管期限分为永久、长期、短期三种。档案管理员对库存档案定期进行鉴定,对破损或变质的档案应及时修复,提供各种检索途径,积极开发环境保护档案信息资源。严格按照《江苏省机关团体企业事业单位档案工作规范》“五星级”标准对中心档案工作进行管理,严格遵守档案保密、保管、查阅、借阅、统计、销毁等制度(见中心《档案管理程序》),为环境保护工作提供及时有效的利用。

档案室按照归档整理的要求将归档材料进行分类或重新组卷,对入库信息进行有序整理、排列,对纸质档案进行编页、装订,编制案卷目录和卷内目录,将办公自动化档案系统中数据与档案实体之间建立对应关系,对归档照片、光盘、奖状等进行统计编目和管理,纸质档案由档案室所属部门主管负责人三审后入库、上架。

七、归档工作评比

为保证我中心归档工作的顺利进行,每年度将从以下几方面对各部门归档工作进行评比并对评比结果进行通报和奖惩。

(一)评分办法

1、完整性(30分)

工作过程中所形成的文件材料按归档范围应全部归档,完整性考核以次年三月底前为准。按项目任务或问题组卷,一般一事一卷,照片档案每次活动算一卷,以卷为单位缺1卷扣5分。涉及2个部门的责任各扣3分。如:收文丢失扣职能部门办公室3分,扣签收部门3分;仪器说明书由使用部门丢失扣使用部门3分,扣职能部门质量部3分;每一卷中不得缺页、缺件,该有的原件、附件不能少,缺页扣1分,缺件扣2分。

2、时效性(20分)

归档时效性考核,按照归档时间要求,每迟交一卷扣2分,迟交一件扣1分。

3、准确性、系统性(20分)

按照准确性和系统性要求,材料与案卷不符、内容分散、组卷不科学、不合理等,有一卷扣2分,卷内文件排列无序,文件标题、页数、形成日期、责任者等著录不对、重复归档等,以卷为单位,有一卷扣1分。

4、规范性(20分)

按照规范性要求,有不规范字迹、不规范用纸、归档材料不清楚等以卷为单位有一卷扣1分;移交登记不规范,结果简介表达不清楚,以卷为单位有一卷扣2分。

5、工作监督(10分)

部门部长和主任对本部门归档督管不力,对预立卷目录反馈不及时、不准确,酌情扣分;兼职档案员对本部门归档宣传指导和组织不力等影响归档进度和质量的酌情扣分;应参加档案会和档案培训的人员缺席一人(次)扣1分。

(二)奖惩

根据以上评分规则,总分低于80分的部门不得参加年度优秀部门评比。由于部长预立卷反馈不及时、不准确和督管不力或由于兼职档案员工作失职造成的直接责任,部长或兼职档案员个人不得评为先进。未按时完成归档的个人,年度工作考核不得评为先进,有未归档材料且未及时补充归档的,或经档案管理人员通知未实施整改的,个人在下一职称评定年限内取消当年职称评定资格。人事部门应将当年申报职称评聘的人员名单在提前交给档案管理员,档案管理员应及时将相关未归档人员名单反馈给人事部门。

归档考核同时纳入中心自身建设内容。

本考核由办公室落实到部门,部门落实到个人。每年对归档工作完成较好的前三个部门和兼职档案员进行表彰和奖励。